Учёт остатков на Kaspi: меньше отмен, выше рейтинг

Как рассинхрон превращается в потерю выдачи

Цепочка всегда одна и та же: остатки разошлись с реальностью — покупатель заказал то, чего нет — заказ пришлось отменить — рейтинг просел — товары опустились в выдаче — заказов стало меньше.

Разорвать её проще всего в первом звене. Всё остальное — уже последствия, и чинятся они неделями: рейтинг восстанавливается медленнее, чем падает.

Остатки объявляете вы — и только в первый раз

Kaspi не передаёт складские остатки никому — ни нам, ни другим сервисам. Поэтому первичный ввод всегда ручной, у любого приложения. Дальше вручную вы касаетесь остатка только тогда, когда товар физически приехал или пропал.

1. ФайломСкачайте шаблон — это ваш же каталог с колонками «Артикул», «Название», «Остаток», уже заполненный текущими числами. Поправьте остатки в Excel и загрузите файл обратно: каждая строка становится движением с точным числом.
2. ВручнуюОстаток правится прямо в карточке товара — удобно, когда речь об одной-двух позициях, а не о всём складе.
3. НакладнойПриёмка от поставщика заводится документом: количество и цена закупки построчно. Это и есть самый честный способ — остаток и себестоимость появляются из одной бумаги.
4. ИнвентаризациейПересчёт полки актом: приложение само сравнит посчитанное с учётным и запишет расхождение с причиной.

Дальше остаток живёт сам

Приложение не хранит одно число «сколько осталось» и не переписывает его при каждом событии. Оно ведёт журнал движений, а остаток — это их сумма. Поэтому на любое число можно посмотреть и спросить: откуда оно взялось.

• Продажа уменьшает остаток. Товар считается снятым с полки, пока заказ жив, — и возвращается обратно, если заказ отменили или покупатель оформил возврат.
• Приёмка увеличивает остаток и заодно пересчитывает среднюю себестоимость — та подтягивается по каждому приходу, а не остаётся на уровне первой закупки.
• Списание уменьшает остаток с обязательной причиной: бой, недостача, брак.
• Инвентаризация правит остаток на разницу между посчитанным и учётным — тоже с причиной и ссылкой на акт.

Предупреждение до того, как станет поздно

Приложение считает скорость продаж по последним 30 дням и переводит остаток в дни: не «осталось 4 штуки», а «хватит на 3 дня». Как только запас опускается ниже порога — по умолчанию это 7 дней, — приходит push.

• Уведомление получает не только владелец, но и сотрудники магазина: полку пополняет обычно не тот, кто платит за подписку.
• На один товар предупреждение приходит один раз, а не каждое утро, пока он заканчивается. Канал, который повторяется, перестают читать.
• Порог настраивается по магазину: для товара с доставкой от поставщика в две недели семь дней — это уже поздно.

Деньги, которые лежат без движения

Вторая половина работы с остатками — не «не хватило», а «взяли слишком много». Приложение показывает, сколько денег заморожено в каждом товаре, когда он продавался в последний раз и за сколько месяцев разойдётся текущий запас при нынешней скорости.

• Товар без продаж дольше 60 дней приложение называет мёртвым — на него и уходят деньги, которых не хватает на закупку ходового.
• Товар, чей запас при текущей скорости разойдётся дольше чем за три месяца, помечается как медленный: он ещё продаётся, но занял полку и оборотные деньги.
• К каждому такому товару идёт рекомендация с процентом уценки и итоговой ценой — и эта цена никогда не опускается ниже точки безубыточности: себестоимость, комиссия Kaspi и доставка уже учтены.
• Скидка меньше 5% не предлагается вовсе: она не разгонит продажи, а маржу съест.
• Подробно: как считается залежавшийся товар, откуда берутся 60 дней и как подбирается процент уценки

Накладные и инвентаризация — там, где остатки становятся точными

Приёмка и пересчёт — два документа, на которых держится весь учёт. Приёмка отвечает за «откуда взялось и почём», инвентаризация — за «сколько лежит на самом деле».

• Накладные: приёмка документом, средняя себестоимость по каждому приходу и предупреждение о резком скачке цены закупки
• Штрихкоды: пересчёт сканером — быстрее и без опечаток, чем руками в таблице

Остатки уезжают в Kaspi сами

Изменили остаток — приложение доносит его до вашего кабинета Kaspi, вам не нужно править то же число второй раз руками. Когда остаток кончился, позиция уходит с продажи, а не собирает заказы, которые придётся отменять.

Массовые изменения — загрузка файла, большая приёмка, инвентаризация — идут не поштучно, а часовой выгрузкой каталога. Так сделано намеренно: сотни быстрых правок подряд Kaspi воспринимает плохо, и платить за это блокировкой канала мы не хотим.

Если склад уже ведётся в 1С или МойСкладе

Тогда вводить остатки второй раз незачем: мост подтягивает их из вашей системы. МойСклад приложение опрашивает раз в 10 минут, 1С — раз в полчаса (её обычно держат на собственном сервере продавца, и частый опрос ему только вредит).

• Товары сопоставляются по артикулу и штрихкоду, регистр и лишние пробелы значения не имеют.
• Если синхронизация вдруг пытается обнулить или вывернуть склад целиком, срабатывает предохранитель: обмен останавливается, а вы получаете сообщение. Чужая ошибка выгрузки не должна снимать с продажи весь магазин.
• Мосты входят в модуль «Интеграции», а на тарифе «Бизнес» — в сам тариф.
• Подробно: два способа подключить 1С, токен МойСклада, сопоставление товаров и перенос закупочных цен

Несколько магазинов — одна полка

Если два магазина Kaspi торгуют с одного физического склада, остаток можно связать: проданная в одном магазине единица списывается и во втором, и второй магазин не соберёт заказ на товар, которого уже нет. Без этого одна коробка на две витрины гарантированно заканчивается отменой.